Организовать мероприятие любого вида – задача непростая, потому без предварительного плана с поэтапным расписанием не обойтись. Планировать нужно за несколько месяцев до, а не за пару дней – задумка на скорую руку может обернуться полным провалом из-за кучи непродуманных деталей, которые обязательно запомнятся гостям. Первые моменты, с которыми нужно определиться – это повод и бюджет. От первого зависит оформление, количество гостей и другие детали, от второго – размах, выбор необходимых материалов.
Цель
С какой целью проводится мероприятие? Это может быть банкет ко дню рождения, годовщине свадьбы, выставка продукции компании или собственных товаров. Также можно собрать аудиторию для проведения семинара или презентации на любую тему – от бизнеса до туризма, концерт – поэтическое выступление, музыкальный вечер. Любое действо имеет составляющие:
-
количество приглашенных;
-
тематика и стиль;
-
время и место проведения;
-
длительность – от одного до нескольких часов, а может и дней (например, выставка продукции фирмы и новых достижений в сфере производства);
-
программа – от развлечений до банкета.
Цель определит все пункты автоматически, даст возможность разработать четкую концепцию действий.
Бюджет
В зависимости от желаний и плана действий, необходим определенный бюджет, который сделает возможным реализацию задумок. От его размера зависит все – место проведения, сколько пригласят гостей, какие блюда будут на банкете и украшения, фурнитура в зале, длительность проведения.
Необходимо четко прописать каждый пункт расходов на отдельном листе бумаги, а напротив примерную стоимость. Такими пунктами могут быть:
-
закупка продуктов, напитков;
-
найм персонала – официанты, бармены, уборщицы;
-
организация музыкального сопровождения;
-
фото, видеосъемка;
-
ведущий;
-
покупка мебели, текстиля, декораций.
Пройдясь по предположительным расходам, можно узнать размер вложений в мероприятие. Если бюджет ограничен, то стоит пересмотреть некоторые пункты, где-то сэкономит. К примеру, не покупать мебель, а взять в аренду стулья, столы, диваны. Не приобретать чехлы для сидений или скатерти, а заказать напрокат.
Сэкономленные средства можно пустить на дополнительные развлечения для приглашенных, увеличить ассортимент закусок и напитков или оставить как запас в случае непредвиденной ситуации.
Запасной план
Вне зависимости от того, насколько все продуманно, необходимо учитывать возможные непредвиденные обстоятельства. Стоит подумать, что может пойти не по плану и придумать «запасной выход». Избежать неприятных моментов поможет помощь опытного организатора, специалиста, неоднократно проводившего мероприятия различного масштаба. Он подскажет все тонкости по концепции или возьмет на себя все хлопоты по обустройству торжества.
__
